Chargé.e d’appui administratif et des partenariats

By 12 avril 2018Emploi

Contexte

Créée en 1980, Inter Aide est une organisation humanitaire spécialisée dans la réalisation de programmes de développement. Ces programmes répondent à des besoins vitaux précis et s’adressent aux personnes les plus démunies. Pour mettre en œuvre ces actions, Inter Aide amène les populations les plus défavorisées à améliorer par elles-mêmes leurs conditions de vie.

Inter Aide mène à ce jour une cinquantaine de programmes répartis dans six pays :

  • En Afrique : Ethiopie, Madagascar, Sierra Leone, Malawi et Mozambique
  • En Amérique centrale : Haïti

Les programmes sont définis à partir des besoins des familles et sont de plusieurs types :

  • accès à l’eau, hygiène et assainissement
  • agriculture
  • santé communautaire, santé reproductive, lutte contre les grandes endémies
  • appui aux écoles primaires

Inter Aide est présent au Malawi depuis 1991. A ce jour, l’ONG et ses partenaires mettent en œuvre 9 programmes dans les domaines de l’agriculture, la santé communautaire, l’accès à l’eau, l’assainissement et la maintenance des points d’eau, dans les régions centre et sud du pays.

L’un des principes fondamentaux d’Inter Aide est de déléguer une grande partie des responsabilités aux Responsables de Programme basés sur le terrain. Ils sont en charge de la mise en œuvre des activités, de la gestion des équipes ainsi que de la gestion administrative et financière.

Bien que les Responsables de Programme soient en charge de la gestion de leurs projets respectifs, Inter Aide a identifié plusieurs aspects pour lesquels un appui supplémentaire a été développé depuis 2015 à l’échelle du pays. Ils constituent les objectifs du poste de Chargé(e) d’Appui administratif basé au bureau de Lilongwe, pour lequel Inter Aide cherche un remplaçant à partir de fin juin 2018 :

  1. Des procédures internes d’audit et de contrôle ont été mises en place au niveau de tous les programmes afin de contrôler et s’assurer de la bonne utilisation des ressources. Ce processus a été décliné en deux volets :

(i) La mise en place de guides de procédures au niveau de chaque programme. Ces guides sont déjà définis mais leur mise en œuvre nécessite encore un accompagnement.

(ii) L’accompagnement d’un système de contrôle et d’audit interne. Le système doit encore être consolidé, et la/le Chargé(e) d’Appui auditera chaque programme selon un planning annuel en cours de définition.

  1. Appui et renforcement des capacités de l’ONG locale partenaire BASEDA (Basic Services Development Agency) dans le cadre de son autonomisation, en particulier sur le plan administratif et financier : création ou modification de procédures ; suivi-accompagnement comptable et financier.
  2. Développement et maintien du cadre légal et administratif de l’association dans le pays et représentation face aux autorités malawites : Il s’agit d’encadrer et d’apporter un soutien à l’assistant(e) administratif malawite (basé dans le même bureau) dans l’accomplissement de différentes tâches administratives et logistiques : adéquation de l’organisation aux lois du pays, obtention de visas, procédures d’achat/importations, gestion des contrats d’assurance, entre autres.
  3. Représentation de l’association au niveau institutionnel et identification de nouveaux partenaires opérationnels, financiers et légaux : identification d’opportunités locales de financement et de partenaires techniques et opérationnels en collaboration étroite avec les Responsables de Programme et les Chef(fe)s de secteur basé(e)s au siège.

Responsabilités

  1. Participer au système de contrôle et audit interne, poursuivre son développement et garantir la démarche qualité des projets :
  • Garantir les standards minimum de qualité des procédures internes aujourd’hui en place (par ex. procédures d’achat, gestion des RH, gestion des stocks, etc.) et appuyer les équipes des différents programmes et partenaires locaux dans leur révision et amélioration si nécessaire
  • Garantir la mise en œuvre opérationnelle de l’outil d’audit interne
  • Conduire les audits découlant du système de contrôle interne, en collaboration avec l’assistant(e) administratif
  1. Appuyer l’ONG locale partenaire BASEDA sur des aspects administratifs et financiers
  • Participer à la mise en place ou révision des procédures administratives, financières et logistiques internes du partenaire (contrôle financier, formation des personnels, frais médicaux, suivi des coûts par véhicule, procédures d’achat, gestion des stocks…)
  • Appuyer le partenaire en gestion comptable et financière et renforcer ses capacités par des formations régulières :
  • Formation au logiciel comptable interne et appui mensuel à la finalisation de la comptabilité
  • Soutien mensuel à l’utilisation du fichier des salaires et à l’enregistrement comptable des salaires
  1. Représenter l’association face à des partenaires financiers ou opérationnels en coordination avec les Responsables de Programme et identifier de nouvelles opportunités locales de financement et de partenariat avec des organisations (privées, publiques, non-gouvernementales, locales ou internationales) basées au Malawi, établir un dialogue et faire le lien avec les Chef(fe)s de Secteur basé(e)s en France
  • Développer et maintenir un réseau de personnes-ressources et les organisations à contacter (directeurs d’ONG internationales et locales, acteurs internationaux du développement, autorités locales…)
  • Planifier des rencontres et analyser les opportunités de partenariat avec les Chef(fe)s de Secteur
  • Mobiliser, avec les Chef(fe)s de Secteur, les Responsables de Programmes dans le développement de partenariats et garantir la synergie entre le terrain et la capitale dans cette démarche
  • Appuyer le secteur (siège et terrain) dans le développement de propositions dans le cadre de réponse à des appels à projets locaux
  • Elaborer les comptes-rendus de réunion
  1. Représenter l’association face aux autorités malawites en coordination avec les Responsables de Programme et encadrer et renforcer les capacités du bureau pays (environ 1/3 du temps). Entre autres, il s’agit de :
  • Garantir le cadre légal et administratif de l’association dans le pays
  • Assurer la liaison avec le siège
  • Maintenir le registre d’activités destiné à consigner et garder trace de toutes les activités, procédures mises en place
  • Encadrer l’assistant(e) administratif basé en capitale dans la réalisation de ses tâches de gestion du bureau et notamment dans son appui aux programmes
  • En cas de besoin, concevoir et/ou mettre à jour, avec l’appui de l’assistant(e) administratif, des fiches pratiques décrivant les principales tâches administratives (par ex. “comment obtenir ou renouveler un visa de travail”, “comment obtenir une exemption de taxes”…).
  • Suivre le renseignement par l’assistant(e) administratif d’une liste de personnes-ressources en matière administrative à Lilongwe et Blantyre
  • Identifier d’autres besoins éventuels et apporter le soutien nécessaire

Profil et expérience

  • Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (formation log/admin, gestion, droit,…)
  • Anglais courant indispensable (oral et écrit)
  • Première expérience professionnelle en gestion administrative et financière, de préférence en PED
  • Connaissances des procédures, contrôles et audit dans des contextes similaires
  • Dynamisme, rigueur et sens de l’organisation
  • Capacité à travailler en autonomie
  • Diplomatie, capacité de négociation
  • Goût pour le terrain (déplacements réguliers dans les zones d’intervention des projets)

Conditions

– Statut VSI sur 12 mois, renouvelable

– 1160 € /mois versés en France + allocation terrain

– Couverture sociale complète + assurance rapatriement + 1 A/R annuel en France en avion

– Possibilité de départ en couple

COMMENT POSTULER ?
Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) en mentionnant la référence “ADMIN/LLW” à interaide@interaide.org

Date limite: 30 avril 2018

Prise de poste: 23 juin 2018

Les dossiers seront traités au fur et à mesure de leur réception